Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i technologii podobnych w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.interstone.pl
   (dalej określonej jako: „Serwis”).

2. Polityka ma charakter informacyjny i służy realizacji obowiązków wynikających w szczególności z:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), 
• ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej, w tym zasad korzystania z cookies (w szczególności ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej). 

3. Administratorem danych osobowych jest: 
   Interstone Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Styropianowa 2, 96-320 Adamowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000026542, NIP: 5512240974 (dalej: „Administrator”).

4. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty oraz odpowiednio zabezpieczone.

2. Dane kontaktowe w sprawach ochrony danych

1. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• e-mail: ksiegowosc@interstone.pl
• pocztą tradycyjną: Interstone Sp. z o.o., ul. Styropianowa 2, 96-320 Adamowice

2. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

3. Zakres, źródła i kategorie przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazywane przez użytkowników Serwisu, w szczególności:

1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe, np.:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres dostawy/adres korespondencyjny,
• dane firmy (nazwa, NIP) – jeśli dotyczy.

2. Dane transakcyjne i rozliczeniowe, np.:

• dane niezbędne do realizacji zamówienia,
• dane do wystawienia faktury,
• historia zamówień, reklamacji, zwrotów.

3. Dane związane z korespondencją, np.:

• treść wiadomości przesłanej przez formularz kontaktowy lub e-mail.

4. Dane techniczne i eksploatacyjne, np.:

• adres IP,
• identyfikatory cookies,
• dane o urządzeniu i przeglądarce,
• dane o aktywności w Serwisie (w zakresie wynikającym z używanych narzędzi i ustawień cookies).

5. Dane osobowe pochodzą co do zasady:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. formularz, konto klienta, zamówienie, e-mail),
• z plików cookies i podobnych technologii,
• ewentualnie od podmiotów współpracujących z Administratorem – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług (np. operator płatności, firma kurierska).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W zależności od sytuacji dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

4.1. Obsługa zapytań (formularz kontaktowy, e-mail, telefon)

Cel: udzielenie odpowiedzi na pytanie, przedstawienie oferty, kontakt w sprawie zgłoszenia.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań,
• ewentualnie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy. 

4.2. Założenie i prowadzenie konta klienta (jeśli funkcjonalność występuje)

Cel: utworzenie i utrzymywanie konta użytkownika, umożliwienie logowania, obsługa ustawień konta.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną / podjęcie działań przed zawarciem umowy. 

4.3. Realizacja zamówienia i dostawy towaru

Cel: przyjęcie i realizacja zamówienia, płatność, wysyłka, dostawa, kontakt dotyczący zamówienia.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy sprzedaży,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne (np. podatkowe, rachunkowe). 

4.4. Reklamacje, zwroty, rozliczenia

Cel: rozpatrzenie reklamacji, zwrotu, obsługa roszczeń i rozliczeń.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne Administratora. 

4.5. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych

Cel: realizacja obowiązków księgowych, podatkowych i archiwizacyjnych.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze. 

4.6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Cel: zabezpieczenie interesów prawnych Administratora, dochodzenie należności, obrona przed roszczeniami.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora. 

4.7. Marketing własnych produktów/usług (jeśli prowadzony)

Cel: prowadzenie działań marketingowych, w tym informowanie o ofercie, promocjach, nowościach.
Podstawa prawna (w zależności od formy i kanału):

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. marketing bezpośredni w dopuszczalnym zakresie),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeśli jest wymagana (np. określone formy komunikacji lub określone technologie),
• dodatkowo zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej – gdy wymagane są odrębne zgody marketingowe. 

4.8. Analityka, statystyka, zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu

Cel: monitorowanie ruchu, poprawa działania Serwisu, wykrywanie nadużyć, bezpieczeństwo IT.
Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora,
• w zakresie technologii cookies/innych identyfikatorów – odpowiednio także zgoda użytkownika, jeśli jest wymagana przez przepisy. 

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale w niektórych przypadkach jest niezbędne do:

• zawarcia i wykonania umowy (np. realizacji zamówienia),
• wystawienia faktury,
• udzielenia odpowiedzi na zapytanie (w zakresie danych koniecznych do kontaktu),
• rozpatrzenia reklamacji/zwrotu.

2. Niepodanie danych wymaganych do realizacji danego celu może skutkować niemożliwością:

• założenia konta,
• złożenia lub realizacji zamówienia,
• wystawienia dokumentu księgowego,
• udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie.

6. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

• podmiotom świadczącym usługi księgowe i podatkowe,
• kancelariom prawnym/doradcom prawnym,
• firmom kurierskim, pocztowym i transportowym,
• operatorom płatności i bankom,
• ubezpieczycielom,
• podmiotom świadczącym usługi IT, hosting, utrzymanie serwisu, wsparcie techniczne,
• dostawcom narzędzi analitycznych/marketingowych (jeżeli są wykorzystywane i po spełnieniu wymogów prawnych),
• podmiotom windykacyjnym (jeżeli zajdzie taka potrzeba).

2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora, o ile występują jako procesorzy.
3. Dane mogą być także udostępniane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady Administrator przetwarza dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Jeżeli Administrator korzysta z narzędzi dostawców mających siedzibę poza EOG lub skutkujących transferem danych poza EOG (np. niektóre narzędzia analityczne, chmurowe, marketingowe), dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie z zachowaniem wymogów RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, lub
• standardowych klauzul umownych (SCC), lub
• innych mechanizmów przewidzianych przez RODO. 

3. Szczegółowe informacje o stosowanych narzędziach i ewentualnych transferach poza EOG można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych (retencja)

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony praw Administratora.

W szczególności:

1. Dane związane z zamówieniami i realizacją umowy – przez czas niezbędny do wykonania umowy oraz obsługi posprzedażowej (w tym reklamacji/zwrotów), a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
2. Dane księgowe i podatkowe (np. faktury) – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
3. Dane z korespondencji (formularz kontaktowy, e-mail) – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres uzasadniony archiwizacyjnie.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody, chyba że wcześniejsze usunięcie nie jest możliwe z uwagi na obowiązek prawny lub konieczność obrony roszczeń.
5. Dane przetwarzane w celach marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.
6. Dane związane z plikami cookies i technologiami podobnymi – przez okres wynikający z rodzaju danego pliku cookie/ustawień narzędzia oraz zgody użytkownika (szczegóły w sekcji cookies).

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo do sprostowania danych,
3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania,
5. prawo do przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany),
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym wobec marketingu bezpośredniego),
7. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody,
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa. Informacje o trybie składania skarg publikuje UODO. 

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem zgodnie z danymi podanymi w sekcji 2.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator może wykorzystywać dane do profilowania w celach marketingowych (np. dopasowanie reklam/ pomiar skuteczności kampanii), jednak nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. Czym są cookies?

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (np. komputerze, smartfonie) podczas korzystania z Serwisu. Mogą one zawierać identyfikator przeglądarki i służyć m.in. zapewnieniu prawidłowego działania strony, analizie ruchu lub celom marketingowym.

11.2. Jakie technologie mogą być wykorzystywane?

Administrator może wykorzystywać:

• pliki cookies,
• local storage/session storage,
• piksele śledzące,
• tagi i podobne technologie analityczne lub marketingowe, w zależności od zastosowanych narzędzi i funkcjonalności Serwisu.

11.3. Cele wykorzystywania cookies

Cookies i podobne technologie mogą być wykorzystywane w następujących celach:

1. Niezbędne (techniczne/funkcjonalne) – prawidłowe działanie Serwisu, bezpieczeństwo, utrzymanie sesji, zapamiętywanie ustawień.
2. Analityczne/statystyczne – analiza ruchu, tworzenie statystyk odwiedzin, poprawa wydajności i funkcjonalności Serwisu.
3. Marketingowe/reklamowe – prowadzenie kampanii marketingowych, pomiar skuteczności reklam, dopasowanie treści reklamowych.
4. Personalizacyjne – dostosowanie treści i ustawień do preferencji użytkownika.

11.4. Podstawa prawna stosowania cookies

1. Cookies niezbędne do działania Serwisu mogą być stosowane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora oraz zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej – w zakresie dozwolonym bez zgody.
2. Cookies analityczne, marketingowe i inne niekonieczne mogą być stosowane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez przepisy prawa. 

11.5. Zarządzanie cookies

1. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies:

• za pomocą ustawień przeglądarki internetowej,
• za pomocą narzędzia do zarządzania zgodami (banera cookies/CMP).

2. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

11.6. Lista używanych narzędzi i dostawców cookies

W Serwisie mogą być wykorzystywane następujące narzędzia:

•  ten punkt musi odzwierciedlać rzeczywiste narzędzia na stronach: Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel

12. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. Środki te obejmują w szczególności (w zakresie adekwatnym do ryzyka):

• kontrolę dostępu do danych,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• rozwiązania organizacyjne i techniczne zabezpieczające systemy informatyczne,
• działania minimalizujące ryzyko utraty, zniszczenia lub nieuprawnionego ujawnienia danych.

13. Linki do zewnętrznych serwisu

1. Serwisy mogą zawierać linki do stron internetowych podmiotów trzecich.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych ani treść polityk prywatności stosowanych przez te podmioty. Po przejściu na zewnętrzny serwis użytkownik powinien zapoznać się z obowiązującą tam polityką prywatności i zasadami cookies.

14. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian technologicznych,
• zmian funkcjonalności Serwisu,
• zmian w sposobie przetwarzania danych lub wykorzystywanych narzędziach.

2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie i obowiązuje od daty wskazanej w nagłówku dokumentu.
3. W przypadku istotnych zmian Administrator może dodatkowo poinformować o nich użytkowników w sposób odpowiedni do charakteru zmiany (np. komunikat w Serwisie lub wiadomość e-mail – jeżeli dotyczy i jest to możliwe).

15. Kontakt

• Interstone Sp. z o.o., ul. Styropianowa 2, 96-320 Adamowice, 
  e-mail: ksiegowosc@interstone.pl